5 moduri prin care un service economisește timp cu Garageflow

Într-un service obișnuit, ziua nu se pierde pe rampă — se pierde pe lângă ea. Telefoane pentru fiecare programare, devize aprobate verbal și uitate, stoc numărat în Excel, facturi rescrise în alt soft, rapoarte făcute duminica. Adunate, sunt ore întregi în fiecare săptămână.

Garageflow nu îți cere să lucrezi mai repede. Mută munca administrativă în sistem, ca să nu o mai faci tu. Iată cinci locuri unde se vede imediat.

1. Programarea nu mai înseamnă telefoane și caiet

Calendarul din Garageflow știe tot ce caietul nu știe: ce rampă e liberă, care mecanic are deja o lucrare, cine e în concediu aprobat, când atelierul e închis de sărbătoare. Când programezi o lucrare, conflictele apar înainte să confirmi, nu luni dimineața — iar dacă vrei doar un slot liber, sistemul îți propune direct orele disponibile.

Clientul primește automat notificările de care are nevoie, pe email sau SMS, fără să mai suni tu de două ori pentru fiecare confirmare. Recepția și mecanicii văd același calendar, în timp real, cu gradul de încărcare al fiecărui om pe zi.

2. Devizele se aprobă online, cu dovadă

Trimiți devizul pe email sau SMS, iar clientul îl deschide pe un link securizat, valabil 30 de zile. Se verifică cu un cod de 6 cifre, vede piesele, manopera și TVA-ul, apoi apasă Accept — sau refuză cu un motiv, ca să știi de ce. Tu vezi când a deschis devizul și ce a decis, totul înregistrat.

Devizul aprobat devine lucrare cu un click, cu prețurile exact cum le-a văzut clientul. Dispar discuțiile de la casă și orele pierdute cu „vă sun eu să confirm”.

3. Stocul se scade singur și te anunță înainte să se termine

Fiecare piesă pusă pe o lucrare se scade automat din stoc la conversie — nu la sfârșitul lunii, când numără cineva rafturile. Când o piesă scade sub pragul setat, primești alertă de stoc minim și poți lansa comanda către furnizor direct din aplicație, cu recepție și istoric.

Timpul câștigat nu e doar al gestionarului: e fiecare lucrare care nu mai stă pe loc pentru că piesa „era în Excel, dar nu și pe raft”.

4. Factura pleacă în SPV fără alt soft

La finalul lucrării, factura se generează direct din deviz sau din lucrare — cu TVA calculat, fără retastat poziții în alt program. Pentru service-urile din România, e-Factura pleacă spre SPV-ul ANAF direct din Garageflow, cu istoricul fiecărei trimiteri și statusul ei, plus export XML pentru SAGA la contabil.

Încasările se înregistrează pe factură, așa că știi oricând cine a plătit și cine a rămas dator — fără dosarul cu facturi „de urmărit”.

5. Rapoartele vin singure, nu le mai faci duminica

Raportul de sfârșit de zi îți spune cât ai facturat, cât ai încasat și ce lucrări s-au închis. Facturile neîncasate, piesele sub stocul minim și ITP-urile clienților care expiră curând au fiecare raportul lor — iar remind-ul de ITP trimis la timp înseamnă clienți care se întorc singuri.

Orice raport se poate programa zilnic, săptămânal sau lunar, direct pe email, cu export CSV. Cifrele ajung la tine și la contabil fără să le mai adune nimeni de mână.

Adunate, sunt ore în fiecare săptămână

Niciuna dintre cele cinci nu pare mare singură: un telefon evitat, un deviz neuitat, un drum la raft scutit. Dar un service face zeci din fiecare în fiecare zi — iar timpul acela se întoarce pe rampă, unde se fac de fapt banii.